AVG - privacyverklaring
Privacy verklaring Budo Schuttersveld
Opgesteld op 19-05-2018 te Enschede en goedgekeurd door de overige verantwoordelijken op 22-05-2018 ten behoeve van de Algemene Vordering Gegevensbescherming (AVG) ingaand op 25-05-2018. Aldus naar waarheid opgesteld door Diana van der Ven, voormalig verantwoordelijke ledenadministratie en secretariaat.
Inhoudsopgave
Artikel 1: Informatie vereniging. 2
Artikel 2: Overzicht verwerkte gegevens. 3
2.1: Verwerkte gegevens. 3
2.2: Reden van gegevensverwerking. 3
2.3: Bewaartermijn. 3
2.4: Recht op inzage en wijziging. 4
2.5: Uitzonderlijk gevoelige gegevens. 4
2.6: Foto’s en (sociale) media. 4
2.7: Beveiliging en gegevensverkeer. 4
Artikel 3: Datalekken. 5
3.1: Inschrijvingen extra activiteiten. 5
3.2: Nieuwsbrief. 5
3.3: Ledenlijsten/presentielijsten. 5
Artikel 4: Verwerkingspartners. 6
4.1: Accountingskantoor Hendriks. 6
4.2: Nevenbonden. 6
4.3: Stichting leergeld. 6
4.4: Rabobank. 6
4.5: Incasso bureau. 6
4.6: Website beheerders. 7
Artikel 1: Informatie vereniging
Naam vereniging: Budo Schuttersveld
Gevestigd te: Enschede
Aan de: Dennenweg 221, 7545 WE
KvK nummer: 40073381
Verantwoordelijken:
Voorzitter: Richard Vlake
Penningmeester: Erik Schipper
Ledenadministratie: Sandra Vlake
Secretariaat: Nettie van Bergen
Gezien de minimale aard van de gegevensverwerking en de beperkte omvang van de vereniging is er voor gekozen geen persoon aan te wijzen als zijne ‘Functionaris Gegevensbescherming’ gezien deze taak kan worden vervuld door de persoon die de verantwoording over de ledenadministratie of financiële administratie heeft. Verder is er vanwege de aard en omvang van gegevensverwerking geen verplichting om de door AVG zogenoemde Data Protection Impact Assesment op te stellen en te verstrekken.
Leden zullen per email worden geattendeerd op de nieuwe privacy-rechten (1), er zal in notificatie worden opgenomen in de eestvolgende nieuwsbrieven (2), er zullen een aantal exemplaren aanwezig zijn ter inzage in de kantine van de dojo (3) en de verklaring zal op internet terug te vinden zijn op de desbetreffende sociale media en de vereniging gebonden website (4). Aanvullend wordt er een clausule opgenomen op de inschrijfformulieren (5) met een verwijzing naar de privacy verklaring van Schuttersveld inclusief de optie om wel/geen toestemming te geven voor het publiceren van beeldmateriaal.
Mocht er ondanks zorgvuldige pogingen tot bescherming toch inbreuk gedaan worden op uw privacy, dan is iedere betrokkene ten alle tijden gerechtigd om aangifte te doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (zij zijn verplicht om uw klacht in behandeling te nemen). Aanvullend bestaat het recht voor leden om gedane toezeggingen ten alle tijden in te trekken en hun opgeslagen persoonsgegevens op te vragen.
In artikel 2 vindt u een overzicht van de door ons verworven en verwerkte gegevens. Artikel 3 geeft een overzicht van de zogenoemde datalekken en in artikel 4 vind u een overzicht van de bedrijven waarmee wij samenwerken om onze data te beheren.
Artikel 2: Overzicht verwerkte gegevens
2.1: Verwerkte gegevens
Budo Schuttersveld verwerkt de volgende persoonsgegevens van haar leden:
1: Naam gegevens (voornaam, achternaam en eventueel tussenvoegsel)
2: Adresgegevens (straatnaam, huisnummer en eventuele toevoeging, stad en postcode)
3: Aanvullende persoonsgegevens (geslacht, geboortedatum, inschrijfdatum, lidnummer, beoefende discipline en eventueel JBN/TBN/IBF nummer)
4: Contactgegevens (e-mail, telefoon en mobiele telefoon)
5: Bankgegevens (IBAN en handtekening gemachtigde)
Bovengenoemde informatie is bij Schuttersveld digitaal aanwezig in het ledenadministratie bestand en fysiek aanwezig op de inschrijfformulieren. Zie voor meer details hierover artikel 2.7. (beveiliging en gegevensverkeer).
2.2: Reden van gegevensverwerking
Schuttersveld probeert te werken onder het credo van de AVG: ‘privacy by design’ ook wel samengevat als: rechtmatigheid; transparantie; doelbinding; juistheid. We streven ernaar enkel gegevens te verwerven die daadwerkelijk noodzakelijk zijn om de processen te kunnen uitvoeren die wij als vereniging moeten verzorgen. De in 2.1. genoemde gegevens zullen hieronder op numerieke volgorde worden besproken betreft noodzaak van verwerving en het doel van verwerking.
1: Naamgegevens: vrij triviaal, noodzakelijk voor registratie en kennismaking met, en het aanspreken van nieuwe leden.
2: Adresgegevens: noodzakelijk voor verwerking bankgegevens en in uitzonderlijke gevallen voor het mogelijk maken van schriftelijke communicatie. Denkt u hierbij aan het versturen van post omtrent financiële zaken of verzekerings-gevallen. Nooit zullen de adresgegevens ongevraagd worden gebruikt ten behoeve van promotie doeleinden voor eigen gewin.
3: Aanvullende persoonsgegevens: de geboortedatum is hoofdzakelijk noodzakelijk ter bepaling van de contributiegraad gezien deze afhankelijk is van de leeftijd. Ook kan deze gebruikt worden om te bepalen welke lesgroep het best geschikt zal zijn voor het nieuwe lid.
4: Contact gegevens: nodig in gevallen zoals genoemd bij 3. Aanvullend kunnen telefoonnummers worden gebruikt in bijzonder urgente situaties. Denkt u hierbij aan een (ernstige) blessure van een partner of kind die directe communicatie vereist.
5: Bankgegevens: vereist voor het uitvoeren van de contributie. De handtekening staat alleen op de inschrijfformulieren, deze is dus niet ingescand opgeslagen in het systeem.
2.3: Bewaartermijn
Ofschoon wettelijk het recht bestaat gegevens te bewaren voor de termijn van maximaal 2 jaar na uitschrijving zal het ledenbestand van Schuttersveld om het halfjaar worden opgeschoond van uitgeschreven leden die hun betaalplicht hebben voldaan. Gezegd moet worden dat hier geen exacte data voor vaststaan maar dat dit een periodiek proces betreft gebaseerd op het inzicht van de verantwoordelijke betreft de ledenadministratie. Als de data is verwijderd uit het systeem, is het compleet verwijderd uit de administratie en heeft niemand meer beschikking tot deze informatie.
Automatisch bewaard het systeem de gegevens van crediteuren. Dit is gekoppeld aan de wettelijke termijn van 7 jaar die hiervoor geld. Zodra die termijn verstrijkt zal het systeem ook deze leden verwijderen bij de eerstvolgende periodieke schoonmaak van de gegevens.
2.4: Recht op inzage en wijziging
Alle leden hebben ten alle tijden recht op inzage en wijziging van hun gegevens. Voor een dergelijke aanvraag dient contact te worden opgenomen met de desbetreffende persoon (= verantwoordelijke ledenadministratie in vrijwel alle gevallen, en betreft financiële data de penningmeester). De personen zijn bereikbaar op de bekende e-mailadressen en eventueel ook telefonisch in dringende gevallen.
2.5: Uitzonderlijk gevoelige gegevens
In uitzonderlijke gevallen zal de vereniging beschikking krijgen over uitzonderlijke persoonsgegevens. Hierbij moet u denken aan mondelinge informatie naar trainers en e-mails naar de ledenadministratie die gevoelige gegevens bevatten. Dergelijke voorbeelden zijn: informatie over beperkte gezondheid in het geval van (langdurige blessures), informatie over langdurige/chronische ziekte i.v.m. uitschrijvingen om die reden, informatie over het scheiden van ouders i.v.m. adreswijzigingen, informatie over wijzigingen inkomens leden i.v.m. registraties stichting leergeld. Dergelijke gegevens zullen onder geen begin worden doorgebriefd naar derden en alleen worden gebruikt om de belangen te behartigen van de desbetreffende leden.
2.6: Foto’s en (sociale) media
Gezien de huidige maatschappij waarin sociale media een centrale rol speelt kan Schuttersveld niet achterblijven in participatie op internet. Momenteel heeft Schuttersveld een website (www.schuttersveld.eu) en een pagina op facebook en instagram. Tijdens trainingen, wedstrijden, toernooien of overige activiteiten, zal het voorkomen dat er gefotografeerd of gefilmd wordt en deze foto’s of beelden kunnen gepubliceerd worden voor informatie of promotie doeleinden. Om te voorkomen dat mensen ongewild vastgelegd worden zal er op het inschrijf formulier de optie worden opgenomen om dit te weigeren. Deze namen zullen worden doorgegeven aan de organisator van het evenement waarbij gefotografeerd/gefilmd kan worden. Aanvullend zal de verantwoordelijke voorafgaand aan het fotograferen/filmen de aanwezigen attenderen, zodat mensen die niet vastgelegd willen worden zich kunnen distantiëren van het gezelschap. Houdt u er alstublieft rekening mee dat we ondanks onze inspanningen niet kunnen verzekeren dat er geen beeldmateriaal wordt gemaakt/gepubliceerd van personen die dit geweigerd hebben. Een foto is snel gemaakt, en op filmpjes/foto’s zijn ook mensen in de omgeving en op de achtergrond zichtbaar. Wij vragen hierom uw begrip en medewerking; blijf aandachtig op fotomomenten en geef uw voorkeur duidelijk aan bij de vrijwilligers van het evenement. Mocht er onverhoopt toch een foto op internet belanden dan vragen wij u ons daar direct op te attenderen en zullen wij het bestand z.s.m. verwijderen. Personen boven de 16 jaar mogen zelf beslissen, onder de 16 jaar zullen ouders toestemming moeten geven voor het plaatsen van beeldmateriaal.
Eventueel zullen er sporadisch publicaties (wijk)kranten plaatsvinden. Indien dit het geval is zal contact worden gezocht met de betrokkenen om toestemming tot het maken en publiceren van beeldmateriaal te verkrijgen.
N.B. Ten alle tijden heeft u het recht om gedane toezeggingen in te trekken!
2.7: Beveiliging en gegevensverkeer
De bestanden van de ledenadministratie zijn opgeslagen op een externe server. Bestuursleden hebben een persoonlijke gebruikersnaam en wachtwoord waarmee ze inloggen op de server. De mailboxen zijn ook opgeslagen op deze server. Af en toe zullen er vanuit die mailbox bestanden worden gestuurd naar de persoonlijke e-mail accounts van de verantwoordelijke personen. Deze mailboxen zijn ook beschermd met wachtwoorden en worden beheerd met het privacy beleid van de desbetreffende e-mail provider. Als er bestanden worden opgeslagen op persoonlijke computers zijn de beveiligd met een wachtwoord, of is de specifieke opslag locatie beveiligd. Ook heeft het bestuur een beveiligde Dropbox-map waarop ledenlijsten aanwezig zijn. Alle bestuursleden hebben toegang tot deze map.
De inschrijfformulieren van de lopende 2 jaar zijn in het bezit van de verantwoordelijke van de administratie en zullen of in zijn/haar woning bewaard worden of in het kantoor van Schuttersveld (gevestigd in de dojo aan de Dennenweg en afsluitbaar). Oudere mappen met inschrijfformulieren worden bewaard in de kluis van het kantoor van Schuttersveld.
3.1: Inschrijvingen extra activiteiten
Voor inschrijvingen voor activiteiten* die buiten de reguliere lessen vallen zijn in de regel aanvullende inschrijfgegevens nodig. Houdt u er rekening mee dat wij een kleine vereniging zijn en voor veel inspanningen afhankelijk zijn van de hulp van (ongeregistreerde) vrijwilligers. Zij zullen dan ook ledenlijsten met bepaalde data (denk aan namen, adressen en leeftijden) onder ogen krijgen als zij helpen met organiseren van extra activiteiten. Gezien de wisselende aard van deze vrijwilligers is het voor ons onmogelijk om hier exacte transparantie in te creëren, wij vragen hiervoor uw begrip. Voor verdere vragen kan u terecht bij onderstaande personen.
Hoofdverantwoordelijke wedstrijdsecretariaat Judo: Erik Kruizinga
Hoofdverantwoordelijke wedstrijdsecretariaat Taekwondo: Iwan Hiera
Overige evenementen hebben een wisselende organisatie. Richt u zich met vragen tot uw trainer of de algemene mailbox, dan wordt u doorverwezen naar de leidinggevende persoon.
*Bijvoorbeeld: wedstrijden, toernooien, jeugdkamp, sinterklaasviering etc.
Sedert april 2018 wordt er om de 3 maanden een nieuwsbrief opgesteld en verstuurd naar de leden die schriftelijk toestemming hebben gegeven om deze nieuwsbrief te ontvangen. Deze lijst is in beheer van de voorzitter en vragen met betrekking tot inzage verwijdering kunnen aan hem worden geadresseerd. Op het inschrijfformulier zal ook de optie worden gegeven om toestemming te geven voor het ontvangen van de nieuwsbrief.
3.3: Ledenlijsten/presentielijsten
Op verzoek van docenten kan er een ledenlijst, voor eigen discipline, worden opgevraagd bij de ledenadministratie. Dit is om de aanwezigheid in de lessen te kunnen vergelijken met het ledenbestand. Op deze lijsten staat alleen de noodzakelijke data; naam en leeftijd. Er worden dus geen bank- of adresgegevens verstrekt. Periodiek wordt ter verantwoording van de subsidie een ledenlijst opgestuurd naar gemeente Enschede Voor verdere vragen omtrent de gegevensverwerking van die instanties moet u zich tot de desbetreffende instantie richten.
Ook wordt er aan de trainers van Schuttersveld gevraagd om presentielijsten bij te houden. Hierop worden de namen van de aanwezigen op de training genoteerd. De lijsten worden bewaard op het kantoor van Schuttersveld en zijn alleen inzichtelijk voor de desbetreffende trainer en het bestuur, en zullen alleen worden gebruikt t.b.v. het optimaal indelen van de lesuren.
Artikel 4: Verwerkingspartners
4.1: Accountingskantoor Hendriks
De besloten vennootschap Hendriksen Accountants B.V., gevestigd te Tubbergen aan de Haarweg 3, is verwerker van de loonadministratie. Hiermee is een door hen opgesteld contract getekend op 16-05-2018 (beschikbaar bij opvraag, vanwege grootte niet opgenomen als bijlage). De gegevens die zij verwerken hebben vrijwel uitsluitend betrekking op de trainers, niet op de leden.
Gezien de aard van de vereniging zijn voor de verschillende disciplines nevenbonden beschikbaar via wie bepaalde zaken lopen. Denkt u hierbij aan: het inschrijven van bepaalde toernooien en examens voor het behalen van de hogere dan graden. Echter hebben de desbetreffende leden zich op eigen initiatief moeten inschrijven bij deze bonden. Ze hebben zelf hun gegevens beschikbaar gesteld en ingevoerd bij de genoemden bonden. Daardoor vallen deze gegevens onder de verantwoordelijkheid van de bonden en niet van Schuttersveld. Recht op inzage/verwijdering ect. Loop dus ook niet via ons, hiervoor moet u contact opnemen met de desbetreffende boden. Voor de volledigheid van het overzicht zijn onderstaand de verschillende disciplines en de desbetreffende bonden hieronder opgesomd.
Judo: Judo Bond Nederland (JBN). (http://www.jbn.nl/)
Taekwondo: Taekwondo Bond Nederland (TBN). (https://www.taekwondobond.nl/)
Jiu-Jitsu: International Budo Federation (IBF). (http://www.ibfjudo-jiujitsu.nl/)
Sommige leden beschikken niet over de financiële capaciteit om te kunnen voldoen aan de contributie. In een dergelijk geval worden aangeschreven door stichting leergeld met het verzoek de leden op hun kostten te laten trainen. Dit brengt dan gevoelige persoonlijke informatie met zich mee die onder geen beding zal worden gedeeld met derden. Wel wordt er een notitie gemaakt in het ledenadministratie systeem aangezien de automatische-incasso wordt uitgeschakeld en de betaling daarna via een externe organisatie verloopt. Ook stelt de penningmeester in zo’n geval een jaarcontract op voor zowel het aanvragende lid als voor stichting leergeld zelf. Het opvragen van dat contract doet u via de penningmeester, voor overige vragen wendt u zich tot stichting Leergeld.
De verantwoording van het uitvoeren van de door de ledenadministratie gegeneerde incasso’s ligt bij de Rabobank. Eens per maand ontvangen zij een incasso’s bestand van de ledenadministratie via de penningmeester met de volgende gegevens: naam, achternaam, lidnummer, bankrekeningnummer, adres en hoogte van incasso bedrag. In geval van niet voldane betalingen wordt die informatie aan ons beschikbaar gesteld via o.a. internetbankieren conform aan het privacy beleid van de bank.
In geval van langdurige wanbetaling kan Schuttersveld de hulp inroepen van ene extern incasso’s bureau. Met die instantie zullen dan de gegevens en de betalingsachterstand van de crediteur worden gedeeld. Momenteel heeft Schuttersveld geen vast incassobureau dus kan er geen verdere informatie worden verstrekt.
De website wordt beheerd door Sandra Vlake en de sociale media door Nettie van Bergen, leden van de activiteitencommissie en de trainers. Deze personen hebben uitgezonderd van de voor- en achternaam geen beschikking tot persoonsgegevens. Wel hebben ze beschikking tot het beeldmateriaal en verloopt de publicatie daarvan ook via hen.
